Связаться с нами


Вероника Внукова: как внедрить Jira
в компании и выйти на новые рынки


Вероника Внукова: как внедрить Jira
в компании и выйти на новые рынки

Неожиданная смена привычного ритма жизни в очередной раз заставила задуматься, что мир постоянно меняется не только в сфере IT. Длина цикла «никогда такого не было и вот опять» становится все меньше, и тенденция вряд ли изменится. Настало время задуматься над тем, что идет не так и мешает лететь со скоростью Crew Dragon к намеченным целям.

Как внедрить систему управления в компании во время карантина, рассказывает Вероника Внукова, аналитик, руководитель проектов.
Никогда такого не было и вот опять - мы решили оптимизировать средства коммуникации, прогнозируемость выполнения работ, планирования ресурсов, т.е. заняться внедрением системы управления проектами.

В основном, рынок систем управления давно сложился, здесь есть понятные требования и ожидания. Для каждой цели есть несколько вариантов систем в зависимости от того, чем занимается компания, количества сотрудников и т.д. Но при этом окончательный выбор продукта идет по принципу «так исторически сложилось».

Если вы только задумываетесь о системе управления проектами, то посмотрите на решения Jira, YouTrack, Bitrix24, Megaplan, Asana, Trello, Wrike. Они одновременно похожи, но в то же время очень разные. Каждая ориентируется на определенную специфику рабочих процессов - то, что вам важно сделать прозрачным, понятным и управляемым. Например, сопровождение клиентов, закрытие ошибок в коде или добавление нового функционала, выстраивание рабочих процессов между специалистами разного профиля и тд.

В нашем конкретном случае вопроса выбора подходящего инструмента не стояло. В компании уже использовалась Jira.
Что не устраивало в текущей ситуации:

  1. Выросло количество внедренных проектов. По каждому проекту компания оказывала техническую поддержку и сопровождение. Обращения шли по электронной почте, телефону, в мессенджерах. Если вопрос был легким, то такой подход вполне закрывал все потребности. Но если вопрос превращался в заявку на доработки или изменения проекта, начиналась путаница и затягивание сроков реализации.

  2. Задачи в Jira создавались, но никто регулярно не отслеживал их судьбу, не было точной оценки сроков и последующей ее корректировки. В итоге backlog превышал 400 задач, смысл которых со временем был утерян.

  3. Вечная проблема всех IT-проектов - документация. Как правило, программистам не хочется подробно, с оформлением ее описывать. А специалисты технической поддержки или аналитики не всегда в курсе, что происходит в программном коде. Важно заниматься документированием проекта непосредственно в процессе его разработки или изменения.
С возникшими проблемами справлялись
решения от компании Atlassian:

  1. Jira Service Desk - для технической поддержки проектов.

  2. Confluence - для документирования проектов.

  3. Jira Software - система управления задачами.

  4. Jira Core - инструмент для настройки бизнес-процессов, создания автоматических задач, разделения прав и т.д.
В целом, интерфейс и подходы в продуктах Jira несколько отличаются от привычных нам, поэтому неоднократно приходилось искать информацию о решениях, казалось бы, очевидных задач. На русском языке слишком мало информации и, как правило, она базового уровня. Из найденных курсов на русском, которые систематизировано рассказывали о продукте, есть только курсы от компании TeamLead.

Если вы все же решите досконально заняться настройками и внедрением, то считайте знание английского языка обязательным. В первую очередь, я бы посоветовала пройти курс Agile with Atlassian Jira. Он бесплатный и достаточно легкий. Как минимум, вы наконец-то начнете проходить курсы на Coursera и познакомитесь с современным онлайн-образованием. Курс не столько учит нажимать нужные «кнопочки», сколько смотреть на системы по управлению проектами с точки зрения Agile-подхода. Как только все, что вы слышали про Agile, начинает применяться к конкретному инструменту и вашим задачам, так сразу все настройки в Jira становятся понятными и очевидными.
Что в итоге получилось

У нас команда из 8 разработчиков и 3 менеджеров. Для менеджеров созданы отдельные agile-доски, на которых отображаются задачи и их статус по проектам. Отдельная доска показывает текущий статус работы по задачам из тех. поддержки.
    Если в продукты добавляем новый функционал, то используем следующий процесс:

    1. В Confluence создаем отдельный раздел с ТЗ. Далее все задачи описываем там же.

    2. На основе описания ставим задачи. В итоге в Confluence формируется страница, на которой видно, какой пункт ТЗ в какой задаче выполняется, сколько всего времени было затрачено на реализацию ТЗ, формируется актуальная диаграмма Ганта и сводная таблица. Это все собирается в автоматическом режиме.

    3. Задачи разбиты по проектам, и проекты в Jira связаны со страницами в Confluence. Внутри задачи есть ссылка на страницу Confluence, где она расписана, и контекст, в рамках которого выполняется задача.

    4. Для обращений в техническую поддержку настроили отдельные порталы под каждый проект и внедрение. У клиентов есть свой личный кабинет, где они задают вопросы или видят статус по другим обращениям. Кроме того, по обращениям автоматически идет контроль выполнения договора SLA.

    5. Так как все обращения в техническую поддержку хранятся в одном месте, мы смогли настроить автоматическое формирование отчетов по работам в рамках технической поддержки. Все отправляются на соответствующую электронную почту и прикрепляются к странице Confluence, чтобы всегда была возможность быстро поднять интересующий отчет за прошлые периоды.

    6. Перешли к работе по двухнедельным спринтам. Внутри задачи привязываются к эпикам, и на спринт определяются 1-2 ключевых эпика. Как правило, эпики - это реализация ТЗ на доработки или внедрение чего-то нового в компании.

    7. Рекомендую не полениться и разобраться с настройкой бизнес-процессов в Jira. Например, при закрытии задачи может формироваться отчет и в автоматическом режиме отправляться на почту или в Confluence.

    8. В Jira мы создали несколько цепочек с автоматически создаваемыми задачами. Например, еженедельная проверка логов сервера. Это позволяет анализировать и устранять ошибки еще до того, как пользователи массово начнут жаловаться на возникновение какой-то проблемы.
    Инструменты Atlassian сильно ориентированы на Agile-подход.

    И хотя мы разделяем эту методику, все равно 100% чистый agile не используем. Если у вас так же возникает необходимость в изменении функционала, Jira позволяет добавлять нужные фишки с помощью плагинов. Маркет-плейс достаточно хорошо отобран - дублирование плагинов максимально ограничено. Обратите внимание, что плагины ориентируются на определенный вариант инсталляции таск-трекера. Максимальное количество плагинов есть для версии Jira, которая развернута на вашем сервере. Но и для облачного решения можно найти подходящие варианты.

    Мы используем только Xporter для формирования отчетности.

    Для внутренних целей есть отличный плагин Easy BI, который позволяет интерактивно в веб интерфейсе анализировать работу по задачам. Но не подходит для формирования строгой отчетности.

    Если вы сторонник классического подхода к управлению проектами и любите диаграммы Ганта, то это возможно с использованием плагинов.

    Касательно стоимости, Jira доступна для команд до 10 человек. Больше - цена резко возрастает, в том числе и за плагины. Будьте внимательны :)
    Ну и несколько общих советов:

    1. Не зацикливайтесь на выборе системы, она не решит за вас задачи организованности, ответственности и исполнительности.

    2. Обязательно должна быть заинтересованность руководителя. Он должен тоже пользоваться этой системой, в ней же ставить свои задачи, регулярно получать информацию непосредственно из таск-менеджера.

    3. Разработку процессов взаимодействия и внедрение лучше отдавать стороннему человеку. Он не знает ваших внутрикомандных «терок» и «индивидуальных» процессов, поэтому все «шероховатости» сразу будут на поверхности.